Zarządzanie flotą pojazdów nie jest łatwym zadaniem, ponieważ wymaga stałego analizowania wielu zmiennych i szybkiego reagowania na różnego typu nieprzewidziane sytuacje. Dlatego warto wykorzystywać narzędzia, które ułatwiają optymalizowanie przewozu ładunków. Jak to zrobić? Jednym z chętnie wykorzystywanych rozwiązań jest używanie monitoringu floty pojazdów Sprawdź, co możesz dzięki temu zyskać.
1. Flota GPS – stały dostęp do lokalizacji pojazdu
Systemy monitoringu floty pojazdów są chętnie wykorzystywanymi narzędziami. Umożliwiają zbieranie wielu istotnych informacji, które ułatwiają optymalne planowanie tras przejazdów.
Jedną z najważniejszych funkcjonalności systemów śledzenia floty pojazdów jest stały dostęp do ich lokalizacji w czasie rzeczywistym. Dlaczego jest to tak ważne? Ponieważ umożliwia podejmowanie trafnych decyzji logistycznych bez konieczności kontaktowania się z kierowcą. Gdy widzi się, że pojazd zbliża się do miejsca rozładunku, można od razu zaplanować dla niego dalszą trasę. Pozwala to zaoszczędzić czas i zminimalizować straty związane z wykonywaniem pustych przejazdów.
Stałe śledzenie przebiegu transportu, które zapewniają systemy monitorowania floty, to również możliwość szybkiego reagowania w nagłych sytuacjach. Jeśli osoba zarządzająca logistyką zauważy, że kierowca zjechał z zaplanowanej trasy, może się z nim od razu skontaktować, by wyjaśnić przyczynę takiej sytuacji.
GPS dla flot jest również niezwykle pomocny w sytuacji kradzieży pojazdu. Dzięki temu, że można sprawdzić bieżące położenie samochodu, rośnie szansa na jego odzyskanie i ujęcie sprawców.
2. Monitoring floty GPS a oszczędność paliwa
Wydatki na paliwo stanowią jeden z podstawowych kosztów firm transportowych, szczególnie gdy weźmie się pod uwagę obecne ceny na stacjach benzynowych. Obniżenie wysokości jego zużycia jest zatem celem wielu przedsiębiorców. Jak mogą w tym pomóc systemy monitorowania floty pojazdów?
Takie narzędzia pozwalają na kontrolowanie wysokości zużycia paliwa w samochodach używanych przez konkretnych kierowców. Styl jazdy ma duży wpływ na spalanie, a niestety wielu pracowników wykorzystujących auta służbowe lekceważy zalecenia dotyczące eco drivingu. Monitorowanie floty pod tym względem pozwala wykazać zależność pomiędzy stylem prowadzenia konkretnego pracownika a kosztami paliwa.
Takie dane umożliwiają podjęcie konkretnych kroków, na przykład zwrócenie uwagi kierowcom na konieczność ekonomicznej jazdy. Warto również pamiętać, że eco driving przyczynia się do wolniejszego zużywania się podzespołów pojazdów i rzadszej konieczności przeprowadzania napraw. Korzyść jest zatem podwójna.
Przeczytaj również: Zalety i wady systemu śledzenia pojazdów.
Monitorowanie floty pozwala na stałe kontrolowanie przebiegu transportu i podejmowanie trafnych decyzji logistycznych. Umożliwia także wykrywanie niepożądanych praktyk kierowców, na przykład związanych z nieekonomiczną jazdą i wysokim zużyciem paliwa.
3. Monitorowanie floty a zachowania kierowców
Nie tylko ponadnormatywne spalanie w służbowym samochodzie może stanowić problem. Nieodpowiedzialne zachowania kierowców mogą także powodować przestoje i opóźnienia w transporcie. Mowa między innymi o nieprzewidzianych przerwach, załatwianiu prywatnych spraw w godzinach pracy czy samowolnym zmienianiu tras na dłuższe.
Wykorzystywanie monitoringu floty pozwala także na kontrolowanie pracy kierowców i umożliwia podjęcie działań, jeśli postępują oni wbrew przyjętym zasadom. Już sam fakt zamontowania w pojeździe lokalizatora sprawia, że pracownicy są znacznie mniej skłonni do naruszania regulaminu przyjętego w firmie.
Co więcej, śledzenie floty pojazdów umożliwia kontrolowanie:
- przekraczania dopuszczalnej prędkości,
- czasu pracy pojazdu na biegu jałowym,
- gwałtownego przyspieszania i hamowania.
Decydując się na monitorowanie floty, można precyzyjnie śledzić, w jaki sposób pracownik wykorzystuje służbowy samochód. Należy jednak pamiętać, że taka kontrola nigdy nie może się odbywać bez wiedzy kierowcy. Mówią o tym przepisy RODO dotyczące ochrony danych osobowych pracowników.
4. Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu
Monitorowanie floty przy wykorzystaniu systemów GPS jest także przydatne w firmach, które są zobowiązane przez urząd skarbowy do prowadzenia ewidencji liczby przejechanych kilometrów. Jeśli chce się odliczyć od podatku koszty eksploatacyjne, konieczne jest zbieranie dokładnej ewidencji przebiegu każdego z pojazdów floty. Wykorzystanie narzędzia do śledzenia floty, które pozwala na automatyczne eksportowanie danych, jest znacznie wygodniejsze i mniej czasochłonne niż ręczne wypełnianie przez kierowców tak zwanych kilometrówek. Eliminuje także ryzyko powstania błędów i nieścisłości.
Dane są zapisywane w czasie rzeczywistym i przekazywane wprost do odpowiednich funkcjonalności oprogramowania. Można łatwo wygenerować raport, co pozwala oszczędzić czas potrzebny nie tylko na uzupełnienie dokumentów przez kierowcę, ale również przez menedżera i księgowych. Monitorowanie floty to wymierna korzyść także pod względem formalnym.
Sprawdź, jakie jeszcze funkcjonalności oferują systemy monitorowania floty pojazdów.
