Ze względu na wieloletnią współpracę z klientami, którzy na co dzień borykają się z utrzymaniem floty w najlepszej kondycji, wiemy, jak ważne jest narzędzie, które usprawnia rozliczanie tankowań. Wyjaśniamy, jak działa karta paliwowa dla kierowców.
Karta paliwowa dla kierowców – jak działa i czym jest?
Karta paliwowa dla kierowców to rozwiązanie stworzone z myślą o przedsiębiorstwach posiadających flotę pojazdów, którym zależy na rozbudowanej kontroli wydatków związanych z paliwem. Jest to narzędzie udostępniane przez wybrane sieci stacji paliw, organizacje branżowe lub banki, a jego głównym celem jest uproszczenie procedur zakupu oleju napędowego, benzyny czy gazu. Ten rodzaj karty imituje pewne cechy karty płatniczej, jednak jest ściśle powiązany z profilem firmy i może posiadać limity bądź ograniczenia ustalone przez właściciela floty. Pozwala zyskać wiele udogodnień – między innymi pobieranie przejrzystych zestawień wydatków, eliminację gotówki w obiegu i lepszą kontrolę zużycia paliwa w poszczególnych pojazdach. Z perspektywy pracodawcy daje to możliwość weryfikacji, kiedy i gdzie kierowca zaopatruje się w paliwo, co ułatwia wykrywanie ewentualnych nieprawidłowości.
Jak działa karta paliwowa dla kierowców?
Mechanizm działania karty paliwowej polega na zawarciu umowy pomiędzy przedsiębiorstwem a dostawcą kart, który gwarantuje możliwość bezgotówkowego rozliczania transakcji przy dystrybutorach paliwowych. Kierowcy otrzymują fizyczną kartę, z której korzystają przy płaceniu za tankowanie, a w zamian dane na temat transakcji od razu trafiają do systemu dostawcy kart. Dzięki temu zarządzający flotą otrzymuje bieżące informacje o wydatkach i parametrach tankowania. Wszystkie te operacje pojawiają się w zbiorczym raporcie, dostępnym zwykle w formie elektronicznej w internetowym panelu klienckim. Ponadto wiele firm oferujących karty paliwowe umożliwia ustanowienie limitów dziennych, tygodniowych lub miesięcznych na zakup paliwa, co gwarantuje większe bezpieczeństwo i zapobiega ewentualnemu nadużyciu. Dodatkowym atutem, który przemawia za wyborem kart paliwowych w firmach transportowych, jest uproszczenie procesów związanych z weryfikacją paragonów czy faktur. Zarządzający flotą mogą łatwo skorygować dane, uwzględniając poziom zużycia paliwa, bez konieczności ręcznego przetwarzania setek dokumentów.
Karta paliwowa – zasady działania
Zasady funkcjonowania karty paliwowej są określane w umowie podpisywanej pomiędzy przedsiębiorstwem a jej dostawcą. Szczegółowe rozwiązania różnią się w zależności od sieci stacji paliw, jednak ogólnie polegają na wprowadzeniu limitu kwotowego lub ilościowego. Dzięki temu można ustalić, ile litrów paliwa wolno zakupić w ciągu określonego czasu lub jaka kwota może zostać przeznaczona na pojedyncze tankowanie. W codziennej praktyce kierowcy odbierają od pracodawcy karty przypisane do danego pojazdu czy do konkretnego pracownika. Podczas wizyty na stacji, korzystając z karty, dokonują bezgotówkowej płatności, a system automatycznie odnotowuje dane na temat przebiegu transakcji.
Karta paliwowa dla kierowców – jak działa z GEONAVI?
Jako zespół GEONAVI od lat obserwujemy potrzeby firm transportowych w zakresie zarządzania paliwem i kontrolowania kosztów. Karty paliwowe stanowią w tym względzie doskonałe uzupełnienie naszego systemu monitoringu GPS. Zestawienie wyników pomiarów zużycia paliwa z raportami dostarczanymi przez karty paliwowe daje dwukierunkową weryfikację. W praktyce wygląda to tak, że jeśli w aplikacji GEONAVI widzimy, że pojazd przejechał określoną trasę, możemy łatwo zestawić te dane ze szczegółami transakcji z karty paliwowej i ocenić, czy deklarowane ilości paliwa pokrywają się z rzeczywistym zużyciem. Takie działanie sprzyja eliminacji nieścisłości, bo w jednym miejscu dysponujemy zarówno informacjami z sensorów w samochodzie, jak i danymi z faktycznych płatności przy dystrybutorze. GEONAVI pozwala również przechowywać wszystkie istotne dane związane z ewidencją poszczególnych pojazdów, dlatego zarządzający flotą nie musi martwić się o rozproszenie dokumentacji.
Jak działa karta paliwowa dla kierowców i dlaczego warto wdrożyć ją w przedsiębiorstwie?
Wdrożenie rozliczeń paliwowych w oparciu o kartę pozwala monitorować wszystkie kwestie związane z transportem w sposób scentralizowany, a jednocześnie zapewnia kontrolę nad wydatkami na paliwo. Każdy tankujący pojazd znajduje odzwierciedlenie w zapisie systemu, a rozliczenia przebiegają w sposób zautomatyzowany, co redukuje ryzyko błędów i niewłaściwych interpretacji.
